jueves, 27 de marzo de 2014

¡¡Son los TdR!! / Los Términos de Referencia en consultoría: ¿Por qué son tan importantes?

En mi breve vida de consultor he tenido buenas y malas experiencias, pero tal vez algo sobre lo que más he aprendido es la importancia de los Términos de Referencia. ¿Qué son? ¿Por qué son tan importantes? Aquí una breve reflexión. 

El buen funcionamiento de una pareja depende del entendimiento entre cada una de las partes. Es frecuente que cuando la relación no funcione terminemos diciendo "que las cosas no se dieron" o que "no nos entendíamos". En mucho la causa de esto es que frecuentemente nos olvidamos de poner algunas reglas o "normas" de entendimiento: ¿El jabón con cabellos? ¿La cocina recogida? ¿El grado de ebriedad tolerado? ¿La hora máxima de llegada...?


Lo mismo sucede cuando un consultor es contratado por una empresa: es frecuente que no la conozca con detalle y por ende ignore lo que ella espera de él/ella. Si lo único que le dieron cuando inició su trabajo fue un par de hojas sueltas, lo más seguro es que ande dando tumbos por la vida tratando de entender lo que le pidieron: ¿es un informe breve? ¿Debe dedicar mucho tiempo al trabajo de campo? ¿Qué pasará si no entrega a tiempo? ¿Qué hacer si el presupuesto no alcanza? ¿Puedo considerar tales gastos en mi labor? 

Son decenas de preguntas que, a falta de unos términos de referencia (TdR) bien claros, dejan al consultor en una posición de vulnerabilidad y a la empresa contratante en la imposibilidad de exigir mayor claridad en el trabajo. 

Hace más de 7 años que lidio con TdR y me doy cuenta de que una mejor elaboración y detalle en su armado podrían salvarle a cualquiera horas de trabajo. Por esa razón, me atrevo a sugerir algunas características centrales que deberían contemplar tus próximos TdR:

1. Extiéndete tanto como sea necesario: la economía verbal y las frases cortas son buenas para los slogans y la mercadotecnia; también para la poesía o para negociar con regios, pero no para los TdR. Sé tan específico como te sea posible sobre las tareas a realizar y sobre lo que esperas de tu contratado.

2. Describe el proyecto con claridad: no importa que "todos sepan" de qué se trata. No interesa si es "super básico" el proyecto. Describir con claridad de qué se trata el proyecto, cuáles son sus objetivos, sus metas y sus alcances siempre sirve para entender mejor la tarea a realizar.

3. No dejes nada a la deriva: la fecha de firma de contrato, los plazos de entrega, la cantidad de entregables, el número de páginas que esperas del informe, los contenidos del documento... y aunque parezca exagerado, las especificaciones técnicas (tamaño del producto, color o blanco y negro, márgenes, contenido calórico...) deben ser lo más cercanas a lo que esperas, pero eso sí, deben evitar lo leonino!

4. Déjale espacio a la creatividad: OK, quieres un artículo de 6 mil palabras, 40 párrafos, 3 ilustraciones (dos a color y una en blanco y negro), impreso en papel couché de 200grs, en Times New Roman de 12 puntos (y 14 en los títulos), bibliografía, introducción, resumen, conclusiones y recomendaciones. A menos de que lo quieras para publicar en el Journal Of Sustainable Tourism, donde las especificaciones son así, dale chance también a la creatividad: el contratado debería poder usarla!

5. ¿Quién con quién?: El trabajo ha sido terminado, pero... ¿Quién será el encargado de dar la aprobación final? Si el gerente siempre está ocupado y tardará 3 semanas en dar su firma, es posible que para entonces la consultoría haya pasado de moda y que el consultor haya muerto de hambre. La persona que aprueba debería no sólo ser capaz, sino tener el tiempo adecuado para dar respuestas a tiempo.

6. ¡Véngase mañana! Las formas de pago: Hay personas que dividen la consultoría en tantas entregas y pagos parciales que sólo logran que el área de contabilidad termine odiándolos y al hacen dar tantas vueltas al consultor que se preocupa más por el pago que por la calidad del producto. ¡Cuidado!

7. El cronograma: Muchas cosas se necesitan para antier. Entrar como consultor en un trabajo de estos termina por sacarte canas verdes y lo único que el contratante consigue es un trabajo de dudosa calidad. ¿Sigues pensando que bajo presión se trabaja mejor? Haz un intento de hacerlo sin presión: verás que lo puedes perfeccionar, revisar varias veces... y definitivamente pensar en calidad. El cronograma debe ser negociado entre contratante y contratado, pero eso sí, cumplirse tal como se acordó.

Bien, estos fueron 7 pasitos que pueden ser útiles en el momento del diseño de unos términos de referencia. Lo mismo aplica para un contrato, para un acuerdo laboral y hasta para un nuevo puesto de trabajo. No te olvides: a mayor claridad, mejor entendimiento!

NOTA al 23SEP2016: Un octavo aspecto que parece habernos faltado acá y se agrega al tema es el espacio previo al contrato para la resolución de dudas. No importa que los Términos de Referencia sean excesivamente claros, siempre hay espacio para preguntar. Tal vez esto no corresponde directamente a la formulación de los TdR, pero sí a un buen ejercicio de práctica: Si tú estás haciendo una propuesta, entonces tienes el derecho a hacer todas las preguntas que consideres necesarias. ¡Úsalo!

2 comentarios:

  1. Respuestas
    1. Yes, Richie! En México se dice antier, no anteayer! Vaya curiosidades del castellano y sus acepciones latinoamericanas, no? Abrazo con respuesta extremadamente tardía!

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